Carpetas de Documentos en EasyDoc

EasyDoc permite organizar los documentos en Carpetas. El usuario puede crear todas las carpetas que quiera y arrastrar a las mismas los documentos que quiera para tenerlo mejor organizado.

Al cargar EasyDoc veremos en la parte izquierda el árbol de carpetas, la primera vez que se utilice sólo se mostrará la carpeta predeterminada llamada “Documentos

La operatoria es la siguiente:

  • Añadir una nueva carpeta: hacer clic con botón derecho en la rama principal y hacer clic en la opción Nueva Carpeta, se crea una nueva carpeta y se puede escribir su nombre.
  • Cambiar el nombre de una carpeta: Hacer un clic en nombre de la carpeta, esperar un segundo (para que el PC no lo confunda con un doble-clic) y hacer un 2º clic en la carpeta. El texto se pone en azul y se puede modificar.
  • Eliminar una carpeta: hacer clic con botón derecho en la rama principal y hacer clic en la opción Eliminar Carpeta. ¡LOS DOCUMENTOS DE LA CARPETA NUNCA SE BORRAN!. Simplemente la carpeta desaparece y todos los documentos que había dentro pasan a la carpeta Documentos.
  • Mover un archivo a una carpeta: Solo hay que hacer clic en el documento y arrastrarlo a la carpeta, automáticamente queda asociado a la misma.

Notas:

  • Los nombres de carpeta deben empezar siempre por una letra. Se recomienda utilizar solo letras y números para los nombres, no utilizar signos de puntuación o caracteres especiales.
  • Cuando se crea una carpeta, está será visible en todas las fichas de EasyDoc.
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Easy Doc

EasyDoc

Definición

EasyDoc es un sistema incorparado en las aplicaciones de INTEXIT que permite asociar cualquier documento multimedia a una ficha del programa.

Con EasyDoc se puede asociar cualquier documento Multimedia o que esté en el PC en varios conceptos de la aplicación. Por ejemplo se pueden asociar documentos de:

  • WORD extensión .DOC
  • EXCEL extensión . XLS
  • NOTAS extensión . TXT
  • VÍDEO extensión . AVI, .MPEG, MP4
  • AUDIO extensión .WAV, .MP3
  • FOTOS extensión .JPG, .GIF, .PNG
  • ESCÁNER extensión . BMP
  • VARIOS con otras extensiones

Una de las ventajas de Easy Doc es que se consigue tener organizada la información.

Como pegar una imagen

Se puede asociar una imagen a una ficha de forma rápida usando el botón de pegado que está disponible en la mayoría de fichas. Puede salir con cualquiera de estas dos imágenes de botón:

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Los pasos para asociar la imagen mediante el sistema de pegado son los siguientes:

  1. Abrir la imagen que se quiere pegar con un programa de edición de imágenes como Paint, Microsoft Photo Editor, etc. Para ello basta con hacer clic con el botón derecho del ratón, hacer clic en la opción Abrir Con y seleccionar uno de estos programas.
  2. En el programa de edición copiar la imagen
  3. Ir a la ventana del programa donde está el botón de pegar imagen y pulsar el botón, la imagen quedará asociada a la ficha.

Como asociar un archivo

Se puede asociar un archivo a una ficha usando el botón de EasyDoc está disponible en las fichas que admiten esta función:

Los pasos para asociar un archivo a una ficha son los siguientes:

  1. Hacer clic en el botón EasyDoc
  2. Al abrirse la Ventana de EasyDoc hacer clic en el botón Archivos >>>
  3. Se abre en la parte inferior un navegador de archivos, se debe ir a la carpeta donde está el archivo que se quiere adjuntar a la ficha y añadirlo de estas dos maneras posibles:
    1. Haciendo doble clic en el archivo
    2. Haciendo un solo clic en el archivo y arrastrándolo a la parte superior
    3. También es posible hacer una selección múltiple de archivos y arrastrarla a la parte superior, el programa pregunta entonces cual es la descripción común a los documentos subidos.

Como crear una plantilla EasyDoc

Dentro de Easy Doc, se encuentra otro icono Easy Doc.

Al abrirlo se ven una serie de carpetas.

Si ya se tiene unas plantillas especiales para realizar el trabajo, se pueden asociar así:

  • Elija primero la carpeta y busque el documento.
  • Arrástrelo a la parte superior.
  • Quedará guardado
  • Deberá indicar pinchando con el botón derecho del ratón, sobre el documento que vaya a dejar como plantilla “favorita”.

Este paso le facilitará el trabajo, ya que cuando tenga que utilizar esta plantilla únicamente deberá entrar en Easy Doc, abrir el tipo de documento que sea, nuevo documento y automáticamente verá una nueva hoja en blanco de la plantilla favorita que asoció.

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Como pegar una imagen en EasyDoc

INTEX MED incorpora la posibilidad de añadir fotos o imágenes a sus fichas.

El sistema para pegar una imagen en EasyDoc es el siguiente:

  • Se debe abrir la imagen que se quiere copiar con algún programa de Edición de Imágenes como el Paint, Photo Editor, Picture Manager, etc…
  • Una vez abierta entonces (según el programa) se hace Seleccionar todo y Copiar
  • Se va a la ficha donde se quiere pegar la imagen y se pulsa el botón de Pegar este: o el de Pegar imagen y ya debe quedar pegada y se debe ver inmediatamente.
  • Si ya existe una imagen previa se dará el siguiente aviso, Ya existe una imagen del tipo XXXX y propone las siguientes opciones:
    • Pulse Si para añadir el nuevo documento y Eliminar el anterior, la foto o imagen anterior desaparece y se pega la nueva. Es lo recomendable en actualizaciones
    • Pulse NO para añadir el nuevo documento y conservar el anterior, solo si se quiere hacer una galería de fotos.
    • Pulse CANCELAR para salir sin hacer cambios, no se hace nada

Para comprobar que una imagen ha quedado asociada, además de verse se puede entrar en EasyDoc y hacer doble clic en el documento de imagen para comprobar que se abre sin problemas. Se selecciona automáticamente el programa predeterminado del PC del cliente para abrir cada tipo de archivo.

Preguntas Frecuentes:

  • No todos los programas de edición de imágenes Copian igual una imagen. Hay algunos que lo hacen de tal forma que impide su pegado directo, sin embargo el que seguro que funciona es el Paint que llevan todos los PC con Windows.
  • Si no te pega bien las imágenes en haz esta prueba:
    • Copiar la imagen con tu programa habitual
    • Pegar la imagen en el Paint, seleccionarla y Copiarla con el Paint
    • Pegar la imagen en la ficha.
  • Si en vez de abrir la imagen lo que se hace es Copiar directamente el archivo sin abrirlo entonces no se puede Pegar en el programa ya que esto no se puede hacer.
  • Una prueba que se puede realizar también es entrar en la gestión de documentos EasyDoc haciendo clic en el icono al acceder a EasyDoc borrar manualmente los documentos asociados haciendo clic con botón derecho y eliminar. Después intentar volver a pegar la imagen desde el botón normal de pegado.
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Cambio del IVA en los servicios de la Consulta

Para cambiar el IVA del 16 al 18% aplicado en los servicios de la consulta se deben seguir los siguientes pasos:

  • En la barra de Menús principal del programa MED (Menú Admin) ir a la opción Gestión-> Tablas de Gestión -> Impuestos
  • Ir a la última línea que está en blanco y rellenarla con los siguientes daots:
    • Impuesto: 18
    • Descripción: IVA 18%
    • IVA: 18
    • Recargo: 0
    • Cuenta IVA: Es opcional si no se tiene contabilidad enlazada con el MED poner 4770018
    • Cuenta Recargo: Es opcional si no se tiene contabilidad enlazada con el MED poner 4770018

Seguidamente ir al Menú Archivos propio a la opción de Lista de Servicios y a todos los servicios que tenían IVA 16% ponerles IVA 18%.

A partir de ese momento el programa aplicará el nuevo tipo de IVA en sus cálculos.

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Comisionistas

El módulo de comisionistas permite asignar y gestionar las comisiones que se quieran pagar a colaboradores.

En la ventana de la lista de comisionistas podemos crear uno nuevo escribiendo su nombre en la última casilla libre. Para cada comisionista además de su nombre podremos indicar una cantidad fija de comisión o un porcentaje.

Asignar comisión en visitas

Cada vez que se entre una visita, en la parte inferior de la ficha saldrá el una casilla con un desplegable para entrar la visita, una vez elegido el comisionista se visualizará el importe o porcentaje asignado y el importe la comisión a pagar. Todos los campos son modificables en la propia ficha de visita.

Para el cálculo final de la comisión también se puede utilizar una combinación de importe fijo y porcentaje, de todas formas el único dato que se utilizará para calcular la comisión a pagar es el de importe de comisión que se calcula a partir de los anteriores.

Informe de Comisiones

Para obtener un listado de comisiones basta con hacer con hacer clic en el botón de la impresora que hay junto al nombre del Comisionista, entrar el periodo de fecha deseado y pulsar el botón de vista previa o impresora.

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Plantillas EasyDoc

En este artículo se describe como añadir una nueva plantilla en EasyDoc, primero se debe abrir el EasyDoc asociado a cualquier ficha del programa, dentro de EasyDoc, se encuentra otro icono EasyDoc y al abrirlo se ven una serie de carpetas en la parte izquierda

Si ya se tiene unas plantillas especiales, se pueden asociar así:

  • Elegir primero la carpeta
  • En la parte inferior buscar el documento en nuestro disco duro
  • Arrastrarlo a la parte superior y quedará guardado

Notas:

  • Si se quiere que la plantilla subida sea Favorita y la que se utilice por defecto se Deberá indicar pinchando con el botón derecho del ratón y haciendo clic en favorita.
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Control de Comisiones por Enviado Por

Intex MED incorpora un sencillo sistema de control de comisiones para el caso en que una persona o entidad envía un cliente. Lo que se debe hacer para activarlo es crear un registro en la tabla de Lista de Médicos y en la columna de comisión indicar el porcentaje asignado.

En el módulo de informes existe un listado que permite detallar las visitas de todos los pacientes que tienen en Enviado Por la persona o entidad creada y calcular la comisión en función del porcentaje y el precio de la visita

Notas:

  • Este porcentaje sólo se aplica a la tarifa de la visita no a los productos vendidos
  • El porcentaje se aplicará a todas las visitas que realiza el cliente que tiene a la persona o Entidad en Enviado Por. Es decir si el paciente viene 10 veces se calculará 10 veces la comisión a no ser que se quite la comisión de su ficha.
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Valores del Campo: Enviado Por

El campo enviado por de la ficha del paciente nos indica que persona o entidad le ha indicado o recomendado al paciente que venga a la consulta. Es un campo opcional que se puede dejar en blanco.

Para añadir nuevos valores al desplegable de la lista cuando estamos entrando o actualizando la ficha de un paciente debemos ir a Menú Centre, Menú CM o Archivos->Médicos y abrir la opción Lista de Médicos, aquí debemos rellenar de forma obligatoria los siguientes campos: Código (cualquier valor de 4 caracteres que no este utilizado), Apellidos y Nombre.

En caso de que la persona o entidad que nos envía al cliente deba recibir una comisión se introducirá la misma en la columna comisión.

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Personalizar Colores en Agenda para tratamientos especiales

Es posible personalizar los colores de determinados tratamientos en la Agenda de Visitas, habitualmente el programa utiliza el verde para la hora libre, el rojo para la ocupada, el azul para la pagada, el marrón para la hora doblada y el gris para el bloqueo o día de no visita.

Para hacer que se muestre un color distinto de los anteriores se deben hacer los siguientes pasos:

  • Ir a la tabla de Tratamientos, que está en el menú archivos o menú principal, y en el tratamiento que queremos destacar, en la parte derecha, hay un botón de paleta de colores que pulsaremos para elegir el color.
  • Una vez se pulse el botón Aceptar el código numérico quedará grabado en el campo Color
  • Reiniciar el programa MED para que cargue la nueva configuración de colores
  • Ir a la ficha de cualquier visita y en el campos de Tratamiento (debajo de Servicio) seleccionar el tratamiento, al refrescar la Agenda mostrará la casilla con el color asignado.

Notas:

  • El programa MED permite varios modelos de fichas de Visita según las necesidades de cada Centro o Consulta, en alguno de esos modelos no existe el campo tratamiento.
  • Para tratamientos que dependen de cabinas o máquinas especiales el programa MED también incopora sistemas de control para saber si están ocupadas al reservar una visita.
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